Logo
PONDOKDIGITAL
MasukDaftar Sekarang

Pusat Bantuan & Panduan Pemakaian

Pelajari cara mudah mengelola sistem informasi akademik, dompet cashless SantriPay, absensi RFID, dan kasir koperasi pondok Anda.

1. Pendahuluan

Mengenal ekosistem PondokDigital secara umum

Selamat datang di PondokDigital! Aplikasi ini dirancang khusus untuk memodernisasi pengelolaan pondok pesantren secara praktis, aman, dan mudah digunakan. Dengan sistem ini, pengurus pesantren dapat mengelola seluruh aktivitas tanpa kertas, mengontrol transaksi jajan santri secara non-tunai, dan meningkatkan transparansi laporan keuangan yayasan.

Administrasi Rapi

Pencatatan data santri, ustadz, asrama, nilai, dan absensi disatukan dalam satu aplikasi.

Non-Tunai & Aman

Santri jajan menggunakan kartu ketuk (SantriPay). Saldo aman dan batas jajan harian bisa diatur.

Laporan Otomatis

Tagihan SPP bulanan langsung diperbarui secara otomatis saat orang tua membayar lewat HP.

2. Pendaftaran & Login

Langkah mendaftarkan pondok baru dan masuk ke sistem

Langkah Mendaftarkan Pondok Pesantren Baru:

  1. Buka browser Google Chrome di laptop atau HP Anda.
  2. Buka halaman pendaftaran di alamat /register atau klik tombol Daftar Sekarang.
  3. Isi Profil Pesantren (Langkah 1): Tulis Nama Pondok secara lengkap. Sistem akan otomatis mengisi Kode Unik tanpa spasi (contoh: daarulhuda). Tulis alamat fisik pondok dan nomor WhatsApp pengurus utama yang aktif.
  4. Pilih Paket Berlangganan (Langkah 2): Tentukan paket berlangganan yang sesuai dengan kuota pondok Anda (Komunitas, Standar, Pro, atau Enterprise).
  5. Buat Akun Admin Utama (Langkah 3): Masukkan nama lengkap Anda, email, nomor HP, dan kata sandi baru. Klik tombol Selesaikan Pendaftaran.

Langkah Masuk ke Aplikasi:

  1. Kunjungi link masuk di: https://pondokdigital.co.id/login.
  2. Masukkan email atau nomor HP terdaftar, lalu ketik kata sandi Anda.
  3. Klik tombol Masuk. Jika baru mendaftar, Anda akan melihat banner pemberitahuan berwarna emas yang menandakan akun uji coba gratis sedang ditinjau, namun semua fitur tetap bisa dicoba secara bebas.

3. Data Master

Langkah memasukkan data santri, ustadz, dan pegawai

Langkah Memasukkan Data Santri Baru:

  1. Masuk ke menu Data Utama > Data Santri (/dashboard/santri).
  2. Klik tombol Tambah Santri di pojok kanan atas.
  3. Isi biodata wajib (NIK 16 digit, Nama Lengkap sesuai KK, NIS, dan Nomor WhatsApp Wali Santri). Catatan: Kolom panggilan dihilangkan agar data sesuai dokumen resmi.
  4. Unggah foto santri terbaru dengan batas ukuran maksimal 500KB. Kompres file foto terlebih dahulu jika terlalu besar.
  5. Pilih unit sekolah, kelas, dan asrama. Jika kelas/asrama belum ditentukan, kosongkan saja dan klik Simpan. Sistem akan menyimpannya dengan aman.

Langkah Mengatur Data Ustadz & Pengajar:

  1. Masuk ke menu Data Utama > Data Ustadz & Guru (/dashboard/ustadz/profil).
  2. Klik tombol Tambah Ustadz (formulir responsif di HP/laptop).
  3. Lengkapi NIK, Tempat/Tanggal Lahir, Agama, Alamat Lengkap, dan Nomor Paspor (jika ada).
  4. Untuk pengisian alamat, pilih Provinsi terlebih dahulu, lalu pilih Kabupaten/Kota, Kecamatan, dan Kelurahan/Desa dari daftar pilihan daerah otomatis yang muncul berurutan.
  5. Unggah foto pengajar resmi (batas ukuran maksimal 500KB), lalu klik Simpan.

4. Kepegawaian & HRD

Mengelola kehadiran staf, payroll gaji bulanan, and cuti

Langkah Mencatat Presensi Pegawai:

  1. Buka menu Kepegawaian & HRD > Presensi Pegawai (/dashboard/kepegawaian/presensi).
  2. Klik Input Kehadiran Harian.
  3. Tentukan tanggal hari ini, lalu tandai status kehadiran masing-masing staf (Hadir, Sakit, Izin, atau Alpa). Klik Simpan.

Langkah Menghitung Gaji Bulanan:

  1. Buka menu Kepegawaian & HRD > Penggajian & Payroll (/dashboard/kepegawaian/gaji).
  2. Klik Generate Gaji Bulanan.
  3. Pilih Bulan & Tahun penggajian, lalu klik Proses. Sistem otomatis menghitung total gaji bersih setelah dikurangi potongan ketidakhadiran.
  4. Klik Cetak Slip Gaji untuk mengunduh slip gaji berformat PDF.

5. Sarana & Prasarana

Mengatur ruangan fisik gedung dan ranjang asrama

Langkah Mendaftarkan Kamar Asrama & Ranjang:

  1. Masuk ke menu Sarana & Prasarana > Kamar Asrama (/dashboard/asrama/kamar).
  2. Klik Tambah Kamar.
  3. Pilih nama Gedung lokasi asrama, ketik nama/nomor kamar (contoh: Kamar 01).
  4. Masukkan total Kapasitas ranjang tidur yang tersedia (contoh: 10). Klik Simpan.
  5. Sistem akan memantau jumlah ranjang terisi secara otomatis. Pendaftaran santri baru ke kamar ini akan ditolak jika status keterisian sudah penuh.

6. Akademik & KBM

Langkah mengatur lembaga, jadwal pelajaran, dan ekskul

Langkah Mengatur Lembaga Sekolah Baru:

  1. Navigasi ke menu Akademik & KBM > Lembaga Pendidikan (/dashboard/akademik/lembaga).
  2. Klik tombol Tambah Lembaga di kanan atas.
  3. Masukkan nama lembaga (contoh: MTs Daarul Huda), nama Kepala Sekolah, Jabatan, NSPP, dan alamat lengkap.
  4. Untuk mengubah nama pengurus secara instan, Anda cukup klik dua kali langsung pada kolom data di tabel, ketik perubahan, dan tekan Enter.
  5. Perhatikan Pratinjau Kop Surat Langsung di sebelah kanan layar formulir untuk memastikan tampilan kop surat sekolah Anda rapi dan pas. Klik Simpan.

Langkah Membuat Jadwal Pelajaran:

  1. Buka menu Akademik & KBM > Jadwal Pelajaran (/dashboard/jadwal/pelajaran).
  2. Pilih kelas target, lalu klik Tambah Jadwal.
  3. Tentukan Hari, Jam Mulai, Jam Selesai, Mata Pelajaran, dan Guru pengampu. Klik Simpan.

7. Catatan Aktivitas Santri

Absensi cepat, cetak rapor, disiplin, perizinan, dan UKS

Langkah Presensi Kehadiran Santri Cepat:

  1. Masuk ke menu Kesiswaan & Disiplin > Input Absensi Santri (/dashboard/absensi/input).
  2. Pilih Kelas dan jenis kegiatan ibadah/sekolah, lalu klik Lanjut.
  3. Klik tombol Pilih Semua Hadir di atas tabel. Seketika status seluruh santri di kelas tersebut tercentang "Hadir".
  4. Cukup ubah status beberapa santri yang tidak hadir saja menjadi Sakit, Izin, atau Alfa. Klik Simpan Absensi.

Langkah Mengurus Surat Izin Pulang:

  1. Pengajuan: Ustadz Kamar mengajukan permohonan izin lewat menu Perizinan Santri > Buat Izin Baru. Tulis nama santri, durasi cuti pulang, dan alasan izin. Klik Ajukan.
  2. Persetujuan: Kepala Sekolah masuk ke akun pengurus dan mengeklik tombol Setujui pada permohonan tersebut.
  3. Pos Keamanan: Petugas keamanan (security) gerbang mengeklik tombol Konfirmasi Keluar saat santri meninggalkan gerbang pondok, dan mengeklik Konfirmasi Kembali setelah santri pulang kembali to pondok.

Langkah Mencatat Pelanggaran Poin Disiplin:

  1. Masuk ke menu Kesiswaan & Disiplin > Pelanggaran & Disiplin (/dashboard/pelanggaran).
  2. Klik Catat Pelanggaran. Cari nama anak dan pilih jenis pelanggaran. Poin hukuman otomatis bertambah. Klik Simpan.
  3. Aksi penghapusan data pelanggaran yang salah input dilindungi oleh Kotak Dialog Konfirmasi Aman (tombol pop-up berwarna merah di tengah layar) agar data penting tidak sengaja terhapus.

8. SantriPay Cashless

Langkah mengaktifkan kartu jajan digital RFID dan isi saldo

Langkah Menghubungkan Kartu RFID ke Santri:

  1. Colokkan kabel mesin pembaca kartu (RFID Reader USB) ke laptop kasir. Alat ini langsung aktif saat dicolokkan (Plug-and-Play) tanpa perlu program instalasi tambahan.
  2. Buka menu SantriPay Cashless > Kartu RFID (/dashboard/santripay/rfid).
  3. Klik Aktivasi Kartu Baru di pojok kanan atas.
  4. Pilih nama santri, klik kursor pada kolom input UID, lalu dekatkan/ketuk kartu kosong ke mesin reader. Kode angka unik kartu otomatis terisi sendiri.
  5. Ketik 6 digit PIN keamanan santri, lalu klik Simpan.

Langkah Mengatasi Kartu Santri Hilang:

  1. Buka menu Kartu RFID, cari nama santri, lalu klik tombol merah Blokir Kartu. Detik itu juga kartu lama tidak aktif.
  2. Siapkan kartu kosong baru, klik Aktivasi Kartu Baru kembali pada nama santri yang sama, lalu ketukkan kartu baru ke mesin reader USB.
  3. Klik Simpan. Aplikasi secara otomatis akan memindahkan seluruh sisa saldo tabungan lama dari kartu yang hilang tersebut ke kartu baru yang baru diaktifkan.

9. SantriMart POS

Langkah input stok barang toko dan operasional kasir

Langkah Mengelola Produk Toko:

  1. Masuk ke menu SantriMart > Kelola Produk (/dashboard/santrimart/produk).
  2. Pilih Toko: Klik salah satu tab nama toko aktif di bagian atas tabel produk Anda untuk memastikan persediaan produk tidak tercampur dengan toko lainnya.
  3. Klik Tambah Produk, isi nama barang, harga modal, harga jual, dan jumlah stok. Klik Simpan.

Langkah Melayani Belanjaan di Kasir:

  1. Buka halaman Kasir POS koperasi/kantin Anda.
  2. Pilih barang belanjaan masuk ke keranjang belanja digital.
  3. Pilih metode pembayaran:
    • Tunai: Khusus untuk tamu, wali santri, atau guru yang membayar cash (pembelian diproses aman tanpa memindai kartu belanja).
    • RFID SantriPay: Tempelkan kartu jajan santri ke mesin pembaca USB, masukkan PIN keamanan 6 digit santri, lalu klik Proses Pembayaran (saldo langsung terpotong otomatis).

10. PPDB Online

Pendaftaran calon santri baru online dan verifikasi berkas

Langkah Calon Wali Santri Mendaftar Mandiri:

  1. Orang tua membuka halaman pendaftaran publik pondok Anda (misal: /ppdb/daarulhuda).
  2. Isi data pribadi calon santri (NIK, Nama, Tempat/Tanggal Lahir, Alamat) pada formulir.
  3. Masukkan data wali santri dan nomor WhatsApp aktif.
  4. Unggah berkas foto, KK, Akta Lahir, dan Ijazah (masing-masing ukuran berkas maksimal 5MB).
  5. Setelah berhasil dikirim, klik tombol Cetak Bukti Pendaftaran untuk mencetak kuitansi tanda terima fisik ber-kop resmi.

Langkah Panitia Menerima Calon Santri:

  1. Buka menu PPDB Online > Daftar Calon Santri (/dashboard/ppdb).
  2. Klik nama pendaftar, tinjau kelengkapan berkas dokumen langsung melalui layar pratinjau.
  3. Ubah status pendaftaran calon santri menjadi Lulus Seleksi atau Daftar Ulang. Pemberitahuan WhatsApp otomatis akan terkirim ke HP wali.
  4. Setelah lunas biaya pendaftaran masuk, klik tombol Terima sebagai Santri. Sistem otomatis menyalin biodata lengkap, alamat, dan wali pendaftar langsung menjadi Santri Baru baru di database sekolah tanpa mengetik ulang.

11. Keuangan & SPP

Membuat tagihan bulanan dan pembayaran online lunas otomatis

Langkah Membuat Tagihan SPP Bulanan Massal:

  1. Daftarkan tarif SPP terlebih dahulu di menu Komponen Penerimaan (Inflow) (contoh: SPP Kelas 7 = Rp350.000).
  2. Masuk ke sub-menu Tagihan Pembayaran, klik Generate Tagihan.
  3. Pilih unit sekolah, pilih kelas target, pilih bulan tagihan, dan pilih komponen iuran SPP. Klik Jalankan Generate. Tagihan SPP otomatis terbuat untuk seluruh siswa di kelas tersebut.

Langkah Pembayaran SPP Online Instan (Lunas Otomatis):

  1. Wali santri masuk ke aplikasi lewat HP mereka, pilih menu Keuangan Anak, pilih tagihan SPP bulanan, lalu klik Bayar Online.
  2. Jendela pembayaran aman resmi muncul di layar HP. Pilih pembayaran lewat Virtual Account Bank (BCA, Mandiri, BRI) atau scan QRIS.
  3. Lakukan transfer. Setelah uang terkirim, status tagihan di aplikasi pesantren otomatis langsung berubah menjadi "Lunas" dalam hitungan detik secara real-time tanpa bendahara harus memverifikasi struk manual.

12. Laporan & Cetak

Ekspor rekap data ke Excel dan kustom desain kartu santri

Langkah Mendesain Kartu Santri RFID:

  1. Buka menu Laporan & Cetak > Desain Kartu Santri (/dashboard/laporan/template/kartu).
  2. Unggah gambar latar belakang kartu sisi depan dan sisi belakang.
  3. Geser penempatan foto santri, logo pondok, nomor NIS, atau barcode/QR Code kartu agar terlihat rapi dan proporsional pada gambar pratinjau live.
  4. Klik Simpan Desain. Kartu santri siap dicetak secara mandiri.

13. Hak Akses & Keamanan

Membatasi menu akses bagi pengurus, ustadz, dan security

Langkah Membatasi Menu Akses Staf (Role Kustom):

  1. Masuk ke menu Pengaturan & Akun > Manajemen Role Kustom (/dashboard/users/roles).
  2. Klik Tambah Role Baru (contoh: Security).
  3. Pada daftar perizinan menu yang muncul di layar, centang kotak menu yang diizinkan (misalnya hanya centang menu perizinan santri) dan kosongkan menu keuangan atau akademik.
  4. Klik Simpan. Akun staf keamanan yang menggunakan role tersebut tidak akan bisa membuka menu keuangan atau melihat laporan kas pondok.

14. Paket & Langganan

Memperpanjang masa aktif aplikasi dan membeli add-on

Langkah Melakukan Upgrade Paket Langganan:

  1. Masuk ke menu Pengaturan & Akun > Status Langganan (/dashboard/langganan/status).
  2. Pilih paket bulanan (Komunitas, Standar, Pro, Enterprise) atau fitur tambahan (Add-on WhatsApp/Mesin RFID) yang ingin dibeli.
  3. Klik Bayar Sekarang, lalu pilih metode pembayaran (Virtual Account atau QRIS).
  4. Setelah pembayaran sukses, masa aktif aplikasi atau kuota santri Anda akan langsung diperpanjang secara otomatis oleh sistem.